Les obligations comptables des Organismes de Formation
Les Organismes de Formation (OF) sont soumis aux mêmes obligations comptables que les sociétés exerçant d'autres activités.
Cependant, comme ils sont susceptibles de recevoir des financements publics, plusieurs règles spécifiques à cette activité viennent s'ajouter, afin d'augmenter la transparence.
Cet article détaille les obligations comptables spécifiques aux Organismes de Formation de droit privé, exerçant une activité de formation professionnelle continue. Les obligations concernant les activités de formation par apprentissage ou de la VAE ne sont pas abordées.
Résumé des obligations spécifiques
La tenue de la comptabilité quotidienne, ainsi que la production des comptes annuels, sont légèrement différentes, car il faut :
- Tenir une comptabilité distincte entre les différentes activités exercées ;
- Utiliser des catégories créées spécifiquement pour la formation dans le bilan et le résultat ;
- Produire plusieurs tableaux dans l'annexe des comptes annuels.
De plus, les seuils à partir desquels une société doit obligatoirement faire appel à un commissaire aux comptes pour certifier la comptabilité sont plus bas que pour les autres activités.
1. Distinguer les différentes activités
En formation, quand on exercice des activités multiples, on doit tenir une comptabilité qui permet de distinguer les finances des différentes activités de formation que l'on pratique :
- Formation professionnelle continue ;
- Formation en apprentissage ;
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE).
Si l'on ne fait qu'une seule activité parmi celles listées, on pratique alors une activité unique, il n'y a donc rien à distinguer.
Quand on exerce également d'autres activités (par exemple, du conseil, ou des prestations techniques), la comptabilité doit permettre d'isoler tout ce qui concerne chacune des trois activités mentionnées, et d'exclure ce qui n'en relève pas.
Les formations de particuliers qui ne relèvent pas de la formation professionnelle continue sont à considérer comme une activité distincte, au même titre qu'une activité qui n'a rien à voir avec de la formation.
Cette obligation de distinction se limite à la tenue quotidienne de la comptabilité, car elle n'a aucun impact sur les valeurs finales des comptes annuels que l'on doit produire, ni sur les chiffres à remplir dans les formulaires administratifs. En effet, dans ces documents, toutes les activités sont regroupées.
Cette distinction reste une obligation légale à honorer, ce que l'on doit être en mesure de prouver en cas de contrôle.
2. Adaptation du plan comptable et de l'annexe
Les organismes de formation doivent suivre un plan comptable adapté à leur activité. Il contient plusieurs comptes dédiés à la formation, qui permettent principalement de donner un plus grand niveau de détail sur certaines postes.
Les OF à activité unique et à faible chiffre d'affaire sont exemptés de cette obligation.
Par exemple, au lieu d'un compte unique qui regroupe toutes les prestations de service, il existe plusieurs comptes qui permettent de différencier les prestation habituelles de celles en cotraitance ou en sous-traitance, et des prestations de service qui ne relèvent pas de la formation.
Ces adaptations ont un léger impact sur la tenue quotidienne de la comptabilité, car des catégories supplémentaires existent, rendant le travail de catégorisation un peu moins automatique.
Bien que les comptes annuels (bilan et résultat) doivent également faire apparaître ces lignes détaillées, les valeurs finales ne changent pas. Donc, cela ne change rien aux valeurs que l'on doit renseigner dans les formulaires administratifs, qui restent les mêmes. En effet, les OF doivent remplir les mêmes formulaires que les autres sociétés, et ces formulaires ne contiennent pas les champs permettant de remplir ces lignes additionnelles.
Le plan adapté fait également mention de certaines données qui doivent apparaître dans l'annexe comptable, dont le but principal est de détailler les financements provenant de ressources publiques.
3. La nomination d'un commissaire aux comptes
En France, il n'est jamais obligatoire de faire faire sa comptabilité par un professionnel ou un expert-comptable. On a toujours le droit de faire sa comptabilité soi-même.
Au-delà de certains seuils, il peut néanmoins être obligatoire de faire certifier sa comptabilité par un commissaire aux comptes. Si les seuils traditionnels pour les autres activités sont assez élevés, ceux des Organismes de Formation sont plus facilement atteignables – même en tant qu'indépendant.
Depuis le 1
- Avoir un bilan net comptable inférieur à 230 000 € ;
- Avoir un chiffre d'affaire net inférieur à 153 000 € ;
- Employer 3 salariés ou moins.
Il est important de surveiller qu'on ne les dépasse pas, car c'est une procédure assez contraignante , et l'oubli de nommer un commissaire aux comptes quand c'est obligatoire peut être sévèrement puni.
D'autres obligations administratives
Les OF sont tenus de remplir d'autres obligations administratives qui ne relèvent pas de la comptabilité, notamment la Déclaration d'Activité (DA), le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), et la demande d'exonération de TVA. Un article du Ministère du Travail résume ces obligations.
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