Les obligations légales en comptabilité
Les obligations légales sont souvent méconnues des entrepreneurs, et il n'est pas toujours facile de savoir ce qui est réellement attendu de nous en comptabilité et en fiscalité.
Pour concevoir la partie comptable de FormaGess, nous avons lu directement les articles de loi, que nous avons appliqués à la lettre pour proposer une solution 100% conforme à la législation. Indépendamment du produit que nous proposons, il nous paraît important de propager cette connaissance, d'autant plus qu'elle est si peu répandue.
Cet article synthétise les obligations légales en matière de comptabilité des petites entreprises . C'est un savoir utile qui mérite d'être partagé, et qui aide à prendre la bonne décision sur la manière de gérer sa comptabilité quand on veut entreprendre ; car de nombreuses solutions existent, et faire appel à un expert-comptable est rarement la meilleure quand on est indépendant.
Résumé des obligations
La comptabilité est imposée dans le seul but de vérifier que les opérations financières d'une entreprise sont légales, et que les gérants ne trichent pas sur leurs finances. Pour s'en assurer, la loi nous oblige à :
- Tenir une comptabilité exhaustive et sérieuse ;
- Produire une liste de documents comptables, et en publier certains chaque année ;
- Déclarer périodiquement les valeurs calculées dans la comptabilité, en remplissant les formulaires officiels ;
- Payer tous les impôts, toutes les taxes et charges sociales dus en temps et en heure.
Contrairement à une idée reçue, il n'est jamais obligatoire de faire faire sa comptabilité par un professionnel ou un expert-comptable. On a toujours le droit de faire sa comptabilité soi-même.
Chacune de ces obligations est détaillée dans les paragraphes suivants.
1. Tenir une comptabilité exhaustive et sérieuse
Pour tenir une comptabilité conforme à la législation, il faut respecter les instructions suivantes :
- Une facture doit exister pour justifier chaque vente ;
- Un Livre-Journal doit être tenu, qui contient la liste chronologique et complète de toutes les opérations financières de l'entreprise ;
- Chaque opération du Livre-Journal doit être décrite de manière à identifier facilement l'origine de l'opération et la nature de la dépense ;
- Chaque opération du Livre-Journal doit être affectée à une catégorie comptable ;
- Chaque opération doit avoir un justificatif (facture, note...), que l'on doit référencer et conserver, pour le fournir en cas de contrôle.
2. Produire et publier les documents comptables
À partir des opérations consignées dans le Livre-Journal, des documents comptables doivent être générés (ils ne sont jamais faits à la main), et certains doivent être publiés :
- Un Grand-Livre doit être généré à partir du Livre-Journal ;
- À chaque fin d'exercice social, les comptes annuels doivent être produits , et publiés à l'INPI ;
Les petites entreprises sont dispensées d'établir un rapport de gestion , et peuvent établir leurs comptes annuels dans un format simplifié . De plus, les entreprises soumises au régime réel simplifié peuvent présenter une annexe comptable selon un modèle abrégé .
3. Déclarer les valeurs dans les formulaires officiels
Différentes déclarations doivent être faites périodiquement, selon la nature de l'activité et de l'entreprise concernée, aux moments indiqués dans le calendrier fiscal établit par le Service des Impôts, en utilisant l'espace professionnel mis à disposition.
Exemples : déclaration du résultat, déclaration de TVA, déclaration de l'IS (Impôt sur les Sociétés), etc.
Les valeurs que l'on remplit dans ces formulaires sont directement calculées par la comptabilité de notre entreprise (aucun calcul supplémentaire n'est censé être nécessaire), et permettent de déterminer le montant de nos impôts et autres taxes.
4. Maintenant, il faut payer
Évidemment, toute entreprise est tenue de payer tous les impôts et toutes les taxes dont elle est redevable. L'espace professionnel du Service des Impôts permet, au même titre que l'espace des particuliers, de payer les sommes dues assez facilement.
Obligations additionnelles
Les obligations décrites constituent le cas général qui s'applique par défaut à toute petite entreprise. Certaines activités, ou certaines manières de gérer les finances peuvent impliquer des cas particuliers.
Les Organismes de Formation (OF) ont notamment quelques obligations comptables adaptées à leur activité, que nous détaillons dans un article dédié.
C'est là que les conseils d'un comptable peuvent être utiles : au lancement de son activité, il n'est pas du tout facile de connaître la liste des obligations qui sont propres à notre cas spécifique.
Conclusion
Selon la loi, tenir la comptabilité quotidienne d'une petite entreprise est assez peu contraignant et n'est pas nécessairement compliqué. En revanche, la production des comptes annuels peut s'avérer complexe en raison des définitions strictes et abondantes concernant son format.
Il faut trouver la solution comptable qui correspond à nos besoins :
- Objectif "zéro tracas" : faire appel à un cabinet comptable permet de ne pas avoir à gérer la responsabilité de se renseigner pour remplir ses obligations légales, car c'est l'expert-comptable qui nous indique ce qu'on doit faire. Cela implique des frais très élevés (souvent plusieurs milliers d'euros par an), et peut parfois faire perdre du temps en raison de l'absence d'outils efficaces fournis par le cabinet.
- Objectif "zéro coût" : il est tout à fait possible de n'avoir aucune dépense pour faire sa comptabilité (hormis les frais de l'INPI pour la publication des comptes annuels), en tenant sa comptabilité dans un tableur bien conçu. Cela implique plus de temps passé à la tenue quotidienne (notamment la saisie d'opération), et nécessite beaucoup de rigueur sur les documents annuels qui doivent respecter un format très stricte.
- Objectif "efficacité" : pour y passer le moins de temps possible tout en ne payant pas trop cher, le meilleur compromis est de faire sa comptabilité soi-même, mais en utilisant un bon outil comptable, qui permet d'automatiser une grande partie du travail. Cela implique de se renseigner un minimum pour connaître les obligations propres à notre situation, et parfois un investissement en temps pour la prise en main du logiciel qu'on utilise ; mais une fois en place, le gain de temps peut être considérable, et le coût assez faible selon les produits.
FormaGess
Nous avons conçu une solution qui s'inscrit pleinement dans l'objectif "efficacité" : y passer le moins de temps de possible (moins d'un jour par an), tout en gardant un coût assez faible (environ 30 €/mois).
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des remarques sur cet article, et à regarder les fonctionnalités que l'on propose sur la partie comptabilité.